Thứ Ba, 5 tháng 4, 2011

Qui trình book chỗ hàng khô trong vận tải hàng không

Khái niệm hàng khô (general cargo): bao gồm tất cả hàng thông thường ngoài trừ: hàng dễ hư hỏng (seafood, hoa tươi, ...), hàng động vật sống, xác người, hàng nguy hiểm.

I/ Nhận thông tin book chỗ

- Nhận thông tin của tất cả các sales, các khách hàng về lô hàng sẽ gửi. Thông tin gồm mặt hàng đi đâu, số kiện, số kg, số khối, ngày ra hàng thậm chí thời gian ra hàng (buổi sáng hay chiều – nhằm để có thể fix với chuyến bay sớm nhất và chính xác).

- Một số khách hàng sẽ gửi thông tin hàng hoá bằng fax (Jardine, DFDS, Clasquin, Dongyun...), email(Maersk, Viconship, K&K, PNTC, …) hoặc bằng tel (Tre Việt, Quang Mỹ, Best Royal, …)

- Lưu ý các airlines mà khách hàng yêu cầu

II/ Liên lạc airline

1/ PIC của các airline: xem bảng airline contact

2/ Xác định hãng bay:

Khi nhận thông tin booking từ các khách hàng cần phải xác định airline để gửi booking. Việc lựa chọn airline sẽ căn cứ vào một số yếu tố sau:

- Xác định airline nào có service tới destination mà mình cần book.

- Giá cả: mỗi airline có một bảng giá khác nhau và giá cũng khác nhau theo từng mức kg. Hiện các airline áp dụng giá trên các mức Min, -45k, +45k, +100k, +300k, +500k, +1000k. Thí dụ có thể ở mức kg này VN (Vietnam Airline) cho giá tốt nhưng ở mức kg khác KE (Korean air) lại có giá tốt hơn. Vì thế cần phải kiểm tra kỹ và chính xác trên tất cả các hãng.

* Note: Vào mùa thấp điểm, giá trên các hãng sẽ biến động rất nhiều cho các lô hàng +500k, +1000k, đặc biệt đối với các lô hàng lớn. Vì vậy, cần phải đàm phán để mua được giá thấp nhất.

- Kiểm tra về chỗ: xác định hãng đó có còn chỗ để book không, đặc biệt trong mùa cao điểm. Có thể hãng đó có giá tốt nhưng không còn chỗ thì không thể book được. Nếu không còn chỗ thì phải nhanh chóng chuyển sang book hãng khác, tránh trường hợp hàng đã ra đến sân bay mà không có booking.

* Note: nếu có cảm nhận chưa chắc chắn về chỗ, phải linh hoạt book nhiều hãng một lúc tránh rơi vào tình trạng bị động.

- Kiểm tra lịch bay: xem bảng flight schedule nhằm xác định chuyến bay, ngày bay và giờ bay. Nếu hàng ra buổi sáng hay đầu giờ chiều có thể book trên các chuyến bay buổi tối, nếu hàng ra buổi chiều thì book trên các hãng bay vào ngày hôm sau. Các airline sẽ cắt hàng trước 2h đối với các chuyến bay thường và cắt trước 4h trên các chuyến freighter. Ngoài ra, cũng phải cân nhắc đến thời gian làm việc của bộ phận TCS. Đa số khách hàng muốn hàng của họ được bay cùng ngày với ngày ra hàng hoặc bay vào ngày hôm sau, đừng để hàng của họ nằm lại ở kho quá lâu. TCS qui định nếu hàng ở lại kho quá 2 ngày thì đại lý hoặc khách hàng phải trả phí lưu kho vì vậy cũng phải tránh trường hợp này xảy ra.

* Note: trong trường hợp hàng ra trễ, không kịp chứng từ hoặc vì bất kỳ lý do nào khác không kịp chuyến bay đã book, thì ngay lập tức kiểm tra lịch bay và book chuyến kế tiếp (chuyến kế tiếp trong cùng ngày hoặc ngày hôm sau), nếu hàng cực kỳ gấp thì có thể chuyển sang book hãng khác nếu cần thiết.

- Kiểm tra service của mỗi hãng: có thể hãng này đi Châu Âu tốt nhưng đi Mỹ lại không tốt hay ngược lại. Vì vậy cần phải lựa chọn hãng nào có thời gian đi ngắn nhất, đặc biệt đối với các lô hàng có deadline.

- Ngoài ra cũng ưu tiên support một số hãng vì các hãng này sẽ cho chỗ lại ta trong mùa cao điểm.

* Note: Trong mùa cao điểm chỗ rất căng, vì vậy cần kiểm tra tình hình hàng hoá trước khách hàng để chủ động book chỗ trước với airline, tránh bị động. Đặc biệt ưu tiên book chỗ cho các khách hàng quen thuộc trước (khách hàng direct, khách hàng thanh toán nhanh, khách hàng có hàng đi nhiều trong mùa thấp điểm)  

3/ Theo dõi lấy booking

- Sau khi xác định airlines, gửi booking lên hãng và gọi điện thoại confirm airlines đã nhận được booking. Một số chi tiết về lịch book chỗ trên các airline như sau:

+ JL: phần lớn sắp tải theo tuần, nên báo trước với JL về số khối dự tính sẽ book trong 1 tuần để JL sắp xếp. Tuy nhiên nếu trong tuần có phát sinh thêm nào mới vẫn có thể xin thêm tải nếu JL còn trống.

+ PR: Mr Tuấn sẽ rất bận để làm máy bay vào sáng thứ 3, 5, 7 và chiều thứ 2, 6. Vì thế cố gắng để lấy booking tránh các buổi trên.

+ KE: làm tải theo chuyến, giá cũng sẽ biến động trên từng chuyến bay. Nếu chuyến bay này hàng nhiều thì hãng sẽ cho giá cao hơn so với các chuyến bay hàng ít.

+ BR: do có nhiều chuyến freighter nên tải tương đối nhiều và đặc biệt giá cũng rất cạnh tranh trong mùa thấp điểm. BR thường confirm chỗ rất nhanh.

+ TG: lịch đi các tuyến trung đông khá tốt và giá cũng cạnh tranh nên các tuyến này thường book trên TG. TG cho lịch confirm chuyến nối rõ ràng nhưng đi Châu Âu giá không tốt lắm so với các hãng khác.

+ SQ: giá cũng tương đối tốt, chỗ book cũng không khó lắm nhưng so với các hãng khác thì không được cạnh tranh lắm trong mùa thấp điểm, nhưng có 1 ưu thế là phụ phí thấp hơn các hãng khác.

+ CX: ít book hàng khô với hãng này vì giá không tốt lắm, tuy nhiên có thể book được các tuyến đi Châu Á.

+ MH: giá khá rẻ nhưng service không tốt lắm, thời gian đi tương đối dài. Việc book chỗ trên hãng này khá khó vì phải thường xuyên gọi điện lên Mr. Trọng để lấy số bill, báo số bill cho operation, sau đó operation lên hãng để lấy booking làm hàng.

+ VN: book chỗ bằng e-mail, đối với các lô hàng lớn phải nói chuyện về giá theo từng lô. VN thường confirm chỗ rất nhanh bằng cách gửi e-mail trở lại, nhưng thường không confirm chuyến nối.

+ AF, LH: ít book hàng trên 2 hãng này vì giá cao hơn so với các hãng khác.

- Khoảng 2h sau đó, gọi điện thoại cho airlines hỏi booking đã được confirm chưa, đồng thời nói chuyện về giá cho các lô hàng +500k, +1000k. Nếu chưa được confirm phải pushing airlines để lấy booking confirm. Nếu airlines trả lời không thể confirm được vì lý do về chỗ hay về giá, phải cố gắng thuyết phục. Nếu không được thì chuyển sang book hãng khác.

- Theo dõi sát việc lấy booking confirm, tránh trường hợp book từ sáng mà đến chiều mới biết chưa lấy được booking confirm, lúc đó cũng không kịp chuyển sang book hãng khác đặc biệt trong mùa cao điểm chỗ rất căng. 

* Note: Airlines rất thích các lô hàng nặng, vì thế các lô hàng này sẽ dễ book hơn so với các lô hàng thông thường khác và giá cũng sẽ được ưu đãi hơn nhiều nhất là trong mùa cao điểm.

* Các lô hàng volume nên book trên các hàng áp dụng cách tính phụ phí trên Gross Weight, vì đa số khi chào giá cho khách thường chào giá all-in, như thế sẽ được lợi nhuận thêm trên phần chênh lệch gross weight và chargeable weight.

III. Thông báo booking confirm 

1/ Thông báo cho khách hàng:

Sau khi nhận được booking confirm của airlines, gửi confirm cho khách hàng bằng fax hay bằng email. Gọi điện thoại confirm lại với khách hàng để xác định khách hàng đã nhận được confirm và hỏi thời gian ra hàng cụ thể, kiểm tra lô hàng có bất kỳ thay đổi gì không. 

2/ Thông báo cho bộ phận chứng từ:

- Chuyển booking confirm cho bộ phận chứng từ để lập hồ sơ. Trên đó cần ghi rõ tên khách hàng, ngày giờ ra hàng, hình thức thanh toán collect or prepaid, có sử dụng HAWB của AA không, sử dụng đại lý nào, weight cut ra sao. Đối với các lô hàng của co-loader cần ghi thêm bên nào sẽ handle lô hàng này.

- Bộ phận chứng từ sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ của ngày hôm sau cho bộ phận operation.

- Đối với các lô hàng ra hàng trong ngày (nhận thông tin hàng đã ra sân bay hay hàng ra vào buổi chiều), việc booking cũng tiến hành tương tự nhưng phải làm nhanh hơn nhiều.

Đặc biệt chú ý đối với các lô hàng có dealine hay lô hàng cần đi nhanh, phải thông báo và kiểm tra liên tục với bộ phận tracing.

2 nhận xét:

  1. Dịch vụ vận tải và xuất nhập khẩu uy tín tại Liên Lục Địa corp. Xem thêm về cước vận chuyển hàng hóa nội địa tại: Giá cước vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

    Trả lờiXóa
  2. Bạn muốn giao hàng thật nhanh đến tay khách hàng. Bạn có hàng hóa cần nơi có dịch vụ nhận ký gửi hàng hóa hay dịch vụ cho thuê kho.
    Bạn yêu cầu nhân viên giao hàng phải thật chuyên nghiệp làm quy trình giao nhận hàng hóa.
    An tâm đến Proship, với quy trình chặt chẽ, đội ngũ giao hàng chuyên nghiệp sẽ đáp ứng được các yêu cầu của bạn.

    Trả lờiXóa